Ofis kapanışında eşyalar dört yola gider
Uzaktan çalışmaya geçen ya da faaliyetini küçülterek sürdüren şirketlerde ofisin içindeki her şey dört gruptan birine girer. Bazı eşyalar çalışanların evlerine gönderilir, bazıları satılır ya da bağışlanır, bazıları atılır, bazıları da ileride kullanılmak üzere depolanır. Kapanış planının ilk adımı, her parçanın hangi gruba gireceğine karar vermektir.
Bu kararı son güne bırakmak, değerli parçaların aceleyle elden çıkarılmasına ya da gereksiz eşyaların depolanmasına yol açar. Kapanış tarihinden birkaç hafta önce basit bir envanter çıkarıp her parçanın yanına gideceği yeri yazmak, süreci büyük ölçüde rahatlatır.
- Çalışanlara gönderilecekler: ekran, sandalye, dizüstü bilgisayar gibi ev ofis ekipmanı
- Satılacak ya da bağışlanacaklar: ihtiyaç fazlası ve yeniden alınması düşünülmeyen mobilya
- Atılacaklar: kırık, eskimiş ve onarımı ekonomik olmayan parçalar
- Depolanacaklar: ileride yeniden lazım olabilecek mobilya, cihaz ve arşiv
Neyi depolamalı?
Uzaktan çalışmaya geçen şirketlerin önemli bir kısmı, ileride yeniden bir ofis açma ihtimalini tamamen kapatmaz. Ekip büyüyebilir, hibrit bir düzene geçilebilir ya da küçük bir toplantı ofisi kiralanabilir. Bu ihtimal varsa, iyi durumdaki ergonomik sandalyeler, standart masalar, kilitli dosya dolapları ve toplantı mobilyaları depolanmaya değerdir.
Saklama yükümlülüğü olan evraklar ise çoğu zaman depolanmak zorundadır. Muhasebe kayıtları, personel dosyaları ve sözleşmeler, ofis kapansa da belirli süre saklanmalıdır. Hangi evrakın ne kadar süre saklanacağı konusunda mali müşavirinizin ve hukuk danışmanınızın görüşünü alın.
Arşivi düzenli kapatmak
Ofis kapanışında arşiv, en kolay dağılan ve sonradan en zor toparlanan kısımdır. Kolileri dolaptaki sırayı koruyacak şekilde doldurun, her koliye bir numara verin ve içeriğini koli üzerine değil, sizde kalacak bir listeye yazın. Gizli evrak içeren kolileri şirket personelinizin kapatmasını öneririz.
Depoya giren her arşiv kolisi envanter listesine işlenir. Kapanıştan sonra bir dosyaya ihtiyaç duyduğunuzda, önceden haber vererek ilgili koliyi adresinize getirtebilirsiniz. Böylece ofisiniz olmasa da arşivinize erişiminiz sürer.
Çalışanlara ekipman göndermek
Uzaktan çalışmaya geçişte ekran, ofis sandalyesi ya da masa gibi ekipmanların çalışanların evlerine gönderilmesi sık rastlanan bir uygulamadır. Bu ekipmanları ofisten alıp İstanbul içindeki farklı adreslere teslim edebiliriz. Teslimde hangi ekipmanın hangi çalışana gittiğini bir listeyle takip etmenizi öneririz; bu liste, şirket demirbaş kayıtlarınız için de gereklidir.
Bir kısmı hemen, bir kısmı ise çalışanların ihtiyacı netleştikçe gönderilecekse, eşyaları önce depoya alıp ihtiyaç oldukça teslim etmek de bir seçenektir.
Ofisi boş teslim etmek
Kira sözleşmeleri genellikle ofisin boş ve belirli bir durumda teslim edilmesini şart koşar. Kapanış takvimini, ofisin boşaltılması ve temizliği için yeterli zaman bırakacak şekilde kurun. Eşyaların ofisten çıkışını teslim tarihinden birkaç gün öncesine planlamak, son gün yaşanabilecek aksaklıklara karşı pay bırakır.
Ekibimiz ofisteki tüm mobilyaları söker ve depoya ya da belirlediğiniz adreslere taşır. Duvara monte edilmiş raf ya da ekran gibi parçaların sökümü kapsamda olacaksa bunu ekspertizde belirtmeniz yeterlidir.
Depolama süresi ve maliyeti
Depolama aylık esnek ilerler. Ofis kapandıktan sonra birkaç ay içinde karar vereceğiniz eşyalar için depolama, zaman kazandıran bir ara çözümdür; satış ya da yeni ofis kararı netleştikçe eşyaları depodan çıkarabilirsiniz. Her ay ödenen bedel, eşyanın kapladığı yere göredir; depodan çıkan parçalar azaldıkça hacim de küçülür.
Ücretsiz ekspertiz ve yazılı teklif için 444 4 092'yi arayabilir ya da formu doldurabilirsiniz.
